¿Cómo sobrevivir a la colaboración por proyectos?

¿Cómo sobrevivir a la colaboración por proyectos?

Artículo escrito por @SusanaMondéjar, responsable de people marketing y experiencia del empleado en MRC International people training.

Hace unas semanas participé como ponente en un coloquio acerca de herramientas y buenas prácticas que ayuden a responsables de proyectos a fomentar la colaboración en sus equipos de una manera procedimentada y medible.

Mi gran suerte fue compartir ponencia con @magdaTeruel, una persona a la que admiro y que además de ser una fuente de inspiración y conocimiento inagotable, ha sido la persona que hace unos años me abrió los ojos para mostrarme cuán importante es la relación y la comunicación entre recursos humanos e IT.

A día de hoy, es evidente que las personas y la tecnología no pueden avanzar una sin la otra.

La colaboración por proyectos está cada vez más extendida en las organizaciones. Es la forma  que tienen las empresas de sacar adelante iniciativas que van en paralelo al día a día organizativo. Estos equipos transversales están formados por personas que no tienen porqué compartir su día a día, ni las mismas funciones, ni el mismo departamento. Esto tiene su lado positivo ya que obliga a romper silos y barreras departamentales, pero es un arma de doble filo si no lo sabemos gestionar. Este tipo de colaboración suele originar en los equipos sobrecargas, puede generar tensiones o incluso crear conflictos por falta de comunicación, por incumplimiento de expectativas, etc.

Aclarar cuáles serán los hábitos de colaboración, los estilos de comunicación, las herramientas que se utilizarán, así como alinear procesos, objetivos y expectativas se dibujan como posibles soluciones.

10 buenas prácticas para la colaboración por proyectos.                                      

  1. Crear reglas y normas de comunicación y comportamientos. Es necesario aclarar cuáles son los comportamientos que se desea que practique el equipo. Eso implica definir reglas y crear códigos de conducta para empezar con buen pie. Y si pueden dejarse por escrito, mucho mejor. Por ejemplo: cómo son las reuniones, grado de flexibilidad, cómo dar feedback… Esto nos ayudará a fomentar una comunicación mucho más honesta y sincera ya que no dejaremos espacio para las dudas. Aquí te dejo un ejemplo muy visual que te puede ser útil para que empieces a construir las reglas de tu equipo:

  1. Los mensajes rápidos y cortos no son efectivos. Es mejor ser claros que concisos ya que si no, damos pie a confusión. Sobre todo, en virtual se hace imprescindible dar detalles del contexto (sin ser demasiado complejos) de nuestros mensajes, a que si no se pueden malinterpretar. ¿Algunos ejemplos? Anima a las personas de tu equipo de proyecto a que dediquen tiempo a comunicarse con intención. Dedica tiempo a dar detalles del porqué de una solicitud o un comentario. Facilita plazos definitivos, no lo antes posible Pide feedback de exposiciones que hagas, etc.

 

  1. Alineamiento y sincronización. En equipos de esta tipología solemos fijarnos mucho en las tareas, pero poco en el cómo llevamos a cabo las tareas. Busca tu propio método de trabajo, llega a un consenso son el equipo y ponerlo en práctica. Por ejemplo: utilizar tableros kanban, daily scrum meetings, etc. Lo que sea que os ayude a ir más alienados, a sincronizar tareas y estar al día de las responsabilidades del resto de personas del equipo.

 

  1. Reuniones de retrospectiva. Tampoco solemos dejar espacio a hablar sobre cómo nos estamos sintiendo como equipo. Es por eso que te animamos a practicar ceremonias de retrospectiva para ir evaluando de manera periódica el funcionamiento del equipo (¿qué tenemos que hacer más? ¿qué tenemos que dejar de hacer? ¿qué tenemos que empezar a hacer? …). Aquí te dejo un ejemplo de los pasos que deberías de seguir para coordinar una reunión de este tipo:

colaboración por proyectos

  1. Mentalidad Remote First. En los equipos que trabajan de forma híbrida, solemos encontrarnos que hay personas que se conectan desde la oficina (todas juntas) y otras desde casa. Esto a la larga puede generar que estas últimas se sientan desconectadas y apartadas del resto ¿la solución? Todos conectados/as en videollamada desde los ordenadores también desde casa o desde la oficina, pero en salas distintas. Es decir, si alguien trabaja en remoto, todos estamos en mentalidad remoto.

 

  1. Reconocer, agradecer, celebrar y recompensar. Un básico, ¿verdad? Pues son ceremonias que en los equipos de proyecto se pierden. No sabemos por qué, pero el día a día nos tiene tan secuestrados/as que nos olvidamos de aquello que nos hace personas. Pequeños gestos como reconocer el trabajo de la otra persona, agradecerle su ayuda o celebrar éxitos compartidos, son una ventaja competitiva de cualquier equipo. Hay una frase que me gusta mucho: La forma en que midas el éxito de tu equipo enviará señales sobre qué tipo de persona y empresa eres. Te invito a practicarlo desde mañana mismo.

 

  1. Las relaciones entre las personas del equipo son importantes. Si tú también crees en esta afirmación, busca entornos de socialización para las personas de tu equipo. Espacios donde puedan surgir conversaciones informales. Provoca encuentros, cafés virtuales… a veces es la única manera de crear vínculo o incluso de enterarte de cosas importantes. Un programa de mentores o un sistema de amigos son algunas de las muchas soluciones que os ayudarán a establecer relaciones.

 

  1. Piensa en las personas del equipo con menos destreza digital. Hay personas que no se comunican o no se alinean con el resto simplemente porque no saben utilizar la tecnología con la que trabaja el equipo (teams, slack, yammer…) y tampoco lo expresan. Si les preguntas y les habilitas un espacio de testing, mentoring o formación seguro que ganaréis muchísimo ambas partes.

 

  1. Crea un governance de herramientas. La comunicación a veces nos satura. Hay equipos que manifiestan sentirse muy quemados por el exceso de emails, mensajes instantáneos, llamadas… Algo tan sencillo como establecer reglas básicas y definir qué canales utilizamos, con qué objetivo y en qué temporalidad nos puede ayudar a acabar con esa sensación de infoxicación. A tener en cuenta: Cuando definamos el governance de canales, deberemos separar aquellos que utilizamos para comunicarnos de los de gestión, documentación o aquellos que nos ayudan a fomentar la colaboración.

  1. Acabemos con la reunionitis. Por el buen funcionamiento del equipo, tenemos que ser muy estrictos con las reglas que rigen las reuniones. Lo primero es preguntarse si esa reunión es realmente necesaria y, si tenemos que hacerla, hay que fijar el objetivo desde el inicio, definir roles y abogar por la máxima brevedad posible (se dice que a partir de los 21 minutos baja la atención, así que intentad no hacer reuniones de más de 30 minutos). Eso sí, no huyamos de la reunionitis y nos olvidemos de agendar reuniones recurrentes que sí son importantes para que fluya la comunicación entre los miembros del equipo, ya sea para tratar temas operativos, o para dar espacios a esas conversaciones informales que hemos comentado. Son reuniones clave para fomentar las relaciones.

 

Para ir terminando, hay que destacar que muchos equipos de proyecto podrían aumentar la productividad simplemente si tomasen en cuenta cuán importante es la comunicación entre los miembros del equipo y habilitaran espacios para hablar de temas que afectan al modo en el que se relacionan.

Y es que el secreto para una buena colaboración por proyectos precisamente forma parte del ADN de MRC y del trabajo que venimos haciendo para mejorar las relaciones dentro de las organizaciones. Eso sí, sin olvidarnos de la tecnología, ya que juega un papel importantísimo. Como dijo una vez @magdaTeruel:

La tecnología lo hace posible, pero son las personas las que hacen que las cosas pasen y conviertan los proyectos en algo real.

 

 

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