Reuniones One On One: O3

Reuniones One On One: O3

Artículo escrito por @José Luis González Sicilia, Director de Training en MRC International People Training.

Si estás de acuerdo conmigo en que el tener una buena relación con tus colaboradores ayuda, y mucho, en la consecución de los resultados de tu equipo, entonces este artículo es para ti. 

Una buena relación entre dos personas se consigue con una buena comunicación y esta comunicación tiene que ser frecuente y de calidad.

Hoy la frecuencia está garantizada, ya que pasamos gran parte de nuestro tiempo en el trabajo. Pero la calidad solo se consigue cuando se habla de cosas realmente importantes para ambas partes y esas cosas suelen estar fuera del trabajo. 

Las reuniones one on one, o como las llamo yo para simplificar, O3; se han convertido en una manera habitual de despachar con los colaboradores, centrándose en la resolución de problemas, establecimiento de objetivos a corto plazo, alineación de expectativas, seguimiento de tareas, etc. Esto aporta una comunicación frecuente, casi constante, pero deja de lado uno de los objetivos principales de este tipo de reuniones qué es: cultivar una relación. 

Es por ello que te propongo que estructures tus O3 de la siguiente manera:

 

  • Reserva entre 30 y 45 minutos para cada colaborador todas las semanas del año. 
  • Divide el tiempo en 3 bloques de aproximadamente la misma duración. 

El bloque 1 es del colaborador. Que hable de lo que le apetezca. Puede ser de sus preocupaciones profesionales o personales. Trata de no dirigir la conversación con preguntas del tipo ¿Qué tal el fin de semana? O ¿cómo está la familia? Quizá no es eso de lo que quiere hablar. 

El segundo bloque es tuyo. Habla de ti como persona, no como manager. Demuestra reciprocidad compartiendo cosas que te preocupan en tu vida personal o de proyectos que tienes en marcha y qué te ilusionan. Eso hará que el colaborador sienta, de verdad, que estás tratando de forjar una relación y hará que, incluso los colaboradores más “reservados”, se abran poco a poco. 

El último bloque puedes usarlo para repasar cosas del trabajo. Siempre y cuando quede tiempo. Si el bloque 1 y el 2 consumen todo el tiempo estipulado para el O3 simplemente acábala y hasta la semana que viene. Total, tienes un montón de tiempo fuera de los O3 para hablar del trabajo. 

  • Intenta ser riguroso con la frecuencia de las reuniones. Trata de no anular la reunión de una semana porque estás muy liado. Si alguna semana tú o tu colaborador tienen un compromiso ineludible para el día del O3, no lo dejes para la semana siguiente es mejor adelantar el O3, que posponerlo. 

No me vale la excusa clásica de “no tengo tiempo”. Si abres tu agenda y revisas lo que tienes que hacer a partir de 3 o cuatro semanas te darás cuenta de que está prácticamente vacía con lo cual bloquea el día y la hora para cada uno de los O3 con los miembros de tu equipo.  

Si sacas la cuenta, una reunión de 30 minutos una vez a la semana durante 40 semanas son apenas 20 horas al año. ¿No crees que vale la pena invertir 20 horas durante un año en la persona que te va a ayudar a conseguir los resultados tanto tuyos como los de tu equipo? 

El sentido común me dice a mí que sí.

 

 

Síguenos en twitter

Archivos